L'exploitation et la maintenance constituent des éléments essentiels pour garantir une durée de vie prolongée des mini-réseaux et devraient idéalement être planifiées avant le début de la phase d’exploitation.

Même les mini-réseaux les mieux conçus peuvent tomber en panne si les opérations d’exploitation et de maintenance ne sont pas correctement exécutées. Ces opérations peuvent être assurées en interne ou être sous-traitées à une société locale de services d'exploitation et de maintenance. Quelle que soit l’option choisie, il est essentiel que le personnel en question possède les compétences, la motivation et l'intégrité nécessaires et qu’il entretienne un bon contact avec la communauté.

Formation

Le personnel sur le terrain doit être formé de manière appropriée, il doit avoir à sa disposition des procédures d’exploitation et de maintenance détaillées et il doit pouvoir faire appel à des experts techniques en fonction des besoins. L’opérateur du mini-réseau doit s'assurer que le personnel local comprend et suit les procédures d'exploitation et de maintenance. Il doit également pouvoir répondre aux questions du personnel et être à même de traiter les éventuelles propositions d'amélioration formulées par le personnel.

L’opérateur du mini-réseau doit essayer de mettre en œuvre des changements apportant des améliorations dans l’exploitation du système.

Procédures

Les procédures d’exploitation et de maintenance doivent être disponibles dans la langue locale et doivent dans l’idéal couvrir :

• les interventions d'urgence en cas d'accidents et d'incendies;
• les interventions d'urgence en cas de pannes d'électricité chez un ou plusieurs clients;
• les interventions d'urgence en cas de vol et de vandalisme;
• les opérations techniques d'exploitation et de maintenance de base;
• la gestion du carburant, du stock de pièces de rechanges ou des ressources;
• la signature des contrats avec les clients;
• la collecte des recettes;
• la rédaction de rapports sur les coûts;
• l'installation et le contrôle de la qualité des raccordements clients;
• l'installation et le contrôle de la qualité des installations intérieures;
• la formation des clients à la sécurité;
• la formation de base des clients sur la consommation d'électricité (à noter que certains clients n'ont jamais utilisé l'électricité auparavant); et
• la collecte de données pouvant être requises dans le cadre de l'étude d'impact sur l'environnement pour de futurs audits environnementaux.
Les activités locales d'exploitation et de maintenance doivent être correctement documentées dans des rapports préétablis afin de permettre à la direction du mini-réseau de contrôler les résultats de l’exploitation.

Direction

La direction en charge du mini-réseau doit généralement exécuter les tâches suivantes :

• planification stratégique (y compris planification en vue d'une éventuelle extension ou du déploiement de mini-réseaux);
• comptabilité, budgétisation et communication financière (aux autorités fiscales, bailleurs de fonds et financiers) et gestion de la trésorerie;
• conformité juridique;
• gestion du personnel;
• suivi des activités locales d’exploitation et de maintenance;
• gestion des données;
• marketing et ventes;
• participation des parties prenantes; et
• activités de communication et de sensibilisation.