Le processus d’acquisition, l’installation et la mise en service d’un mini-réseau nécessitent beaucoup de planification, une bonne logistique et une supervision technique.

Processus d’Acquisition
Le processus d’acquisition est l’action de trouver, d’acquérir et d’acheter des équipements et des services auprès d’une source externe, souvent par l’entremise d’un processus d’appel d’offres.

Les développeurs du projet peuvent lancer des appels d’offres pour certains composants spécifiques du mini-réseau, puis installer et mettre en service le système eux-mêmes. Ils peuvent également lancer un appel d’offres pour une solution clef en main où l’entrepreneur livre un projet complètement opérationnel. Cette solution est généralement plus coûteuse.

Les projets financés par des subventions gouvernementales et par des donateurs internationaux sont généralement tenus de respecter des règles transparentes en matière de passation de marchés, telles que les règles du PRAG de l’UE.

Droits et taxes d’importation
Les développeurs doivent vérifier au préalable si des taxes et droits d’importation sont appliqués à certains équipements du mini-réseau ou à des appareils à haut rendement énergétique. Le cas échéant, ils doivent en tenir compte dans le budget du projet, mais aussi dans les appels d’offres.

Les mini-réseaux peuvent également bénéficier d’exemptions de taxes et droits d’importation, ce qui est assez courant pour des projets financés par les bailleurs de fonds internationaux. Toutefois, ces exemptions doivent généralement être obtenues avant que l’équipement n’arrive aux douanes.

Douane
Les développeurs de mini-réseaux préfèrent souvent engager des sociétés de logistique spécialisées afin d’organiser le transport international du matériel et la procédure de dédouanement.

Beaucoup organisent eux-mêmes la logistique une fois dans le pays, profitant de l’expérience de leur personnel local afin d’organiser le transport vers les sites de mini-réseaux.

Une planification minutieuse est nécessaire pour s’assurer que des moyens de transport appropriés soient disponibles et que les sites soient accessibles pendant la saison concernée (par exemple, les routes en terre peuvent se révéler impraticables pendant la saison des pluies).

Les protocoles de transfert d’équipement sont également essentiels pour s’assurer que le bon équipement a été livré lors des différentes étapes de la chaîne de transport (lorsque les conteneurs sont ouverts). Ces protocoles doivent contenir la liste des équipements livrés ainsi que des photos. Les fournisseurs exigent souvent des avis de confirmation de livraison.

Stockage de l’équipement
Le stockage des équipements constitue une autre part importante de la logistique (après livraison et avant installation). Il est important de tenir un inventaire de l’équipement stocké.

Certains développeurs se protègent contre le vol en faisant appel à des agents de sécurité. Certains autres décident de stocker les pièces de rechange dans des dépôts centralisés sécurisés desservant plusieurs mini-réseaux afin de réduire les coûts.

Installation
L’installation des mini-réseaux doit être effectuée sous la supervision de techniciens certifiés et expérimentés.

Avant le début de l’installation, il est important que le développeur ait obtenu toutes les autorisations légales liées au mini-réseau (baux fonciers pour la mini-centrale et de droits de passage pour le réseau électrique). Il est également important, avant le début des travaux, qu’il effectue des contrôles de qualité sur les équipements livrés et les équipements fabriqués localement (fondations, canaux et briques), et qu’il délivre une formation en matière de sécurité à tout le personnel, y compris le personnel de dépannage local.

Des outils spécifiques pour l’installation et des manuels d’instruction pour l’installation des équipements rédigés en langue locale doivent être disponibles et utilisés en ce sens. Il est aussi conseillé de suivre les protocoles d’installation, de prendre des photographies et d’écrire un rapport d’installation sur la base de ces éléments.

De nombreux bailleurs de fonds internationaux exigent une liste des équipements installés et leur position. Tous les emballages et autres déchets doivent être éliminés d’une manière respectueuse de l’environnement et doivent être traités suivant les conditions spécifiées dans l’étude d’impact sur l’environnement.

Mise en service
La dernière étape est la mise en service du système. Cela consiste à vérifier que tous les équipements et composants du mini-réseau sont conçus, installés, testés, utilisés conformément aux exigences opérationnelles du développeur.

Des tests techniques doivent être effectués sur le mini-réseau (ex : tension, fréquence, arrêt d’urgence) soit par une personne tierce, soit à la fois par l’installateur et le client (c’est-à-dire le développeur de mini-réseau).

Le protocole de mise en service doit être signé par toutes les parties concernées.